議事録は、会議の前に完成させる 〜「早く書く」を超えて本当に生産性を上げる議事録のコツ
コンサル会社に勤めていた頃、
「議事録を会議の前に完成させる」
ということを日常的にやってました。
題して「仮説議事録」。
やってみるとわかるのですが、
「議事録なんて、会議の前に書いとけよ」
業種・会社によると思いますが、
会議の議事録は、意外と新人がよくやる仕事の上位にランクインする気がします。
でも、新人が早く正確に議事録を書くのは難しい。
みたいな。先輩「とりあえず議事録取っといて！」新人「はい！」↓ 会議後先輩「議事録早く出してね。」新人「はい！」↓ ３時間後新人「できました！」先輩「え、３時間かけてこれ？お前そもそもさ・・」
ここで、私がいた会社では、たまに気の利いた先輩が続けるのです。
「そもそもさ、会議終わってから議事録書くから、遅くなるんだよ。会議始まる前に議事録なんて書いておけよ。見てやるから。明日からな。」
と。
ただ、先輩もそんなに丁寧には説明してくれないので、何言ってるのかよくわからない。
でも、怒られるのが嫌だから、やってみる。
そのうちに、これは議事録なんて「作業」に留まらない、ふかーい教えだということが分かってくるのです。
最大のメリット：「仮説思考」が身につく
どんな議事録でも「決定事項」は、書くはずです。
会議もしていない段階で「決定事項」を文章で書くには、最低限
- 会議の目的
- アジェンダに対して、目指す結論
についてスタンスを決めなくてはいけません。
「会議の目的、アジェンダ、結論？そんなのわかってるよ！」という新人も多いと思います。実際私も新人の頃は、「理解した気」になっていました。
しかし、「議事録」というアウトプットで強制的に文章化することで、自分の理解の浅さに気づきます。そして、何が論点なのかを再度考えるようになり、論点に対して具体的な結論を仮で迫られることになります。
これはまさに「イシューに対して仮でスタンスを決める」という仮説思考の基本を、
強制的に身につけさせる「型」だと思うのです。
逆に、ここでアジェンダだけ並べて「スタンス」決めるところまでやらないと、
「仮説議事録」は、ただの作業効率化で終わります。
つまり
×「〜〜について」
◯「 〜〜は、やらないこととする。」
と結論まで文章で書くのがポイント。
いろいろな能力を磨くきっかけになる
さらに、仮説で決定事項が書けるようになってくると、
- ここが肝だな（論点思考）
- こんな反論が出るかも（クリティカルシンキング）
- だからこの人が参加するんだな / 逆にこの人に根回しなくていいのかな（根回し思考？）
- 俺がやってるこの論点、説得する根拠が弱いな（論理思考）
- てか、資料の頭に「本日は３つ承認いただきたいです」ってサマリ書いたらよくね？（プレゼン技術）
あたりのうち、ひとつくらいは、思い至るものです。
そこから先、どこまでやり切るかは結構個人差あるけど。
ちなみに、さらに、決定事項を超えて議論の過程まで、正確に予測しようとすると、背景にあるイシューや組織構造など、様々なことを立体的に理解する必要があります。
これは相当難易度が高いです。（本当は、決定事項を正確に予測するのにも、こういう立体的な思考が必要なのですが）
議事録なら、極めて具体的で、検証できる
とはいえ仮説思考しかり、この辺のスキルについて、世の中にものの本はあふれています。
それらに対して、
手段としての「議事録」が優れているポイントは3つあります。
1つ目は、「極めて具体的」であること。
例えば「どういう反論が来そうか（クリティカルシンキング）」でいえば、
具体的な「あの会議」を前提にすれば、「あの人がこんなこと言いそう」と、
新人でも、想像が容易になります。
2つ目は、「文章に書く」こと
忘れられがちなのですが、仮説思考とか以前に「文章をきちんと書く」というトレーニングはとても重要です。
プレゼンの仕方とか、スライドの作り方とか、仮説思考とか以前に「文章をきちんとアウトプットする」。これ、「うるせーな」と感じること正直多いのですが、超重要。
議事録は当然文章なので、このトレーニングになります。（きちんと書ける人には関係ないけど）
3つ目は、「絶対短期で検証する」ということ。
「答え合わせ」と言った方が感覚近いですが。
業務として議事録配信するために、会議の後に、自分の「仮説議事録」を修正するわけです。
「なんとなく」ではなく、実際のアウトプットに修正を加えることで、「なんで間違えたんだろう」を考える。
これを会議の度にやれば、当然学びは多くなるのです。
（仮説外さなければ、会議終了５分後にそこそこのクオリティで議事録配信できるので「お、新人優秀だね」ってなる。それはそれでおいしい）
難しい勉強より、10分で始められる仮説議事録
素敵なプロマネ手法とか思考法が、世の中に溢れていると思います。
ただ、慣れてる人じゃないと使いにくいものも多い気がするんですよね。
かと言って、一つ一つ本格的に勉強します？って話です。
そんな中で、「会議の前に議事録を完成させる」トレーニングとしてもハックとしてもオススメだと思うです。
10分でできるから。
